Zgodnie z art. 13 ust. 1 i ust. 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) oraz Ustawą o ochronie danych osobowych z dnia 10 maja 2018 r., Voffice sp. z o.o. z siedzibą w Gdyni, dalej jako „Administrator”, informuje:

KTO JEST ADMINISTRATOREM PANI/PANA DANYCH OSOBOWYCH?

Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Voffice sp. z o.o. z siedzibą w Gdyni, KRS 0000729120

Adres do korespondencji: Starowiejska 16/2, 81-356 Gdynia

Telefon: +48585858688 E- mail: kontakt@voffice.pl

DLACZEGO PRZETWARZAMY PANI/PANA DANE OSOBOWE?

Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą wyłącznie w celu: składania oferty i prezentowania usług i produktów oferowanych w ramach pakietów biura wirtualnego Voffice (dalej jako „Voffice”), zawarcia i realizacji umowy o świadczenie usług wirtualnego biura, w tym skanowania, kserowania, wysyłania, niszczenia korespondencji adresowanej do Pani/Pana a odbieranej w siedzibie Voffice, rozliczenia (wystawienia faktury VAT) świadczonych na podstawie zawartej z Administratorem umowy, rozwiązania lub zmiany zawartej w/w umowy oraz wypełniania obowiązków prawnych ciążących na Administratorze, związanych z obsługą zawartej z Panią/Panem umowy.

PODSTAWA PRAWNA PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH?

Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie:

– art. 6 ust. 1 pkt a) ogólnego rozporządzenia o ochronie danych, w zakresie w jakim Pana/Pani dane osobowe przetwarzane będą na podstawie zgody, wyrażonej przez Panią/Pana w OWU do umów zawieranych z Administratorem, w celu przekazywania Pani/Panu informacji handlowej, oferty, prezentowania usług i produktów oferowanych w ramach pakietów biura wirtualnego Voffice lub informacji związanych z działalnością Administratora;

– art. 6 ust. 1 pkt b) ogólnego rozporządzenia o ochronie danych, w zakresie w jakim przetwarzanie danych osobowych jest niezbędne dla zawarcia i realizacji umowy;

– art. 6 ust. 1 pkt c) ogólnego rozporządzenia o ochronie danych w zw. z art. 74 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (Dz. U. 2019 r. poz. 351, tj. z dnia 17 stycznia 2019 roku) w zakresie w jakim przetwarzanie danych jest niezbędne dla wykonania obowiązków ustawowych związanych z rozliczeniem umów, księgowaniem i przechowywaniem dokumentacji rachunkowo-księgowej, 

– art. 6 ust. 1 pkt f) ogólnego rozporządzenia o ochronie danych w celu ewentualnego ustalenia, dochodzenia lub ochrony przed roszczeniami.

PRZEZ JAKI OKRES BĘDĄ PRZETWARZANE PAŃSTWA DANE OSOBOWE?

Dane osobowe będą przetwarzane (przechowywane) przez okres 5 lat licząc od końca danego roku obrotowego w odniesieniu do danych zawartych w dokumentach księgowych, których obowiązek przechowywania spoczywa na Administratorze na mocy art. 74 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (Dz. U. 2019.351 t.j. z dnia 17 stycznia 2019 roku), a w zakresie pozostałych danych przez czas niezbędny dla realizacji wskazanych wyżej celów przetwarzania lub w okresie 3 lat od dnia zakończenia roku kalendarzowego, w którym doszło do wykonania, wygaśnięcia lub rozwiązania umowy.

Dane przetwarzane na podstawie udzielonej przez Pana/Panią zgody przetwarzane będą do momentu wycofania zgody na ich przetwarzanie lub zaprzestania wysyłania przez nas informacji handlowej lub informacji o Administratorze (w zależności od tego, które z tych zdarzeń nastąpi wcześniej). 

Po upływie tych okresów materiały, dokumenty lub inne nośniki, które zawierają Pani/Pana dane osobowe, podlegają zniszczeniu.

CZY MUSI PANI/PAN PODAWAĆ SWOJE DANE OSOBOWE?

Podanie przez Panią/Pana danych osobowych jest dobrowolne, niemniej jednak w przypadku nie podania danych osobowych niezbędnych do realizacji umowy, nie będzie możliwe zawarcie i realizacja umowy.

Podanie danych osobowych w formularzu kontaktowym jest dobrowolne, ale niezbędne dla realizacji kontaktu z nami, udzielenia odpowiedzi na zawartą w formularzu wiadomość i przygotowania oferty handlowej. Podanie danych osobowych w celach marketingowych jest dobrowolne.

KTO BĘDZIE ODBIORCĄ PANI/PANA DANYCH OSOBOWYCH?

• Odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą upoważnieni pracownicy lub zleceniobiorcy Administratora lub inne osoby, z którymi Administrator współpracuje w ramach prowadzonej działalności, osoby odpowiedzialne za utrzymanie systemów informatycznych i wsparcie informatyczne, w tym podmioty odpowiedzialne za oprogramowanie Microsoft, Google Drive, osoby wdrażające produkty lub monitorujące wykonanie umowy, upoważnione podmioty świadczące obsługę księgowo – kadrową Administratora, podmioty realizujące na rzecz Administratora usługi e-marketingu, osoby dbające o bezpieczeństwo i utrzymanie systemu teleinformatycznego, w którym przetwarzane są Pana/Pani dane, które to osoby zobowiązane są do zachowania tajemnicy zawodowej.

CZY MA PANI/PAN MA PRAWO DOSTĘPU DO SWOICH DANYCH OSOBOWYCH?

Posiada Pani/Pan prawo do: 

• dostępu do treści swoich danych 
• sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania swoich danych osobowych
• przenoszenia danych
• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania, chyba że dalsze przetwarzanie danych osobowych jest konieczne z uwagi na prawnie uzasadniony interes Administratora. 

CZY MOŻE PANI/PAN NIE WYRAZIĆ ZGODY NA PRZETWARZANIE SWOICH DANYCH OSOBOWYCH?

• Dane osobowe przetwarzane są bez konieczności uzyskania Pana/Pani zgody, w związku z realizacją umowy.
• Ma Pan/Pani prawo do tego, aby w dowolnym momencie cofnąć zgodę na przetwarzanie danych osobowych. Zgodę można cofnąć poprzez przesłanie informacji email na adres rodo@voffice.pl. Operacje na Pani/Pana danych osobowych przeprowadzone do momentu cofnięcia zgody na ich przetwarzanie pozostają w zgodzie z obowiązującym prawem.
• Ma Pani/Pan prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pan/Pani, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych

CZY PANI/PANA DANE BĘDĄ PRZEKAZYWANE DO PAŃSTWA TRZECIEGO?

Pani/Pana dane nie będą przekazywane do państwa trzeciego ani organizacji międzynarodowej.

Pani/Pana dane osobowe mogą zostać udostępnianie wyłącznie organom uprawnionym do ich otrzymania na podstawie przepisów obowiązującego prawa.

CZY W OPARCIU O PANI/PANA DANE OSOBOWE BĘDĄ PODEJMOWANE ZAUTOMATYZOWANE DECYZJE?

Administrator nie podejmuje w oparciu o Pani/Pana dane osobowe zautomatyzowanych decyzji (tj. decyzji bez istotnego udziału człowieka), w tym Pani/Pana dane osobowe nie będą podlegały profilowaniu.